Jak poprawnie wykonać telefon służbowy?

Choć większość z nas od czasu do czasu przeprowadza jakieś rozmowy telefoniczne, to rzadko zdajemy sobie sprawę, że takie połączenia nie mają żadnego przełożenia na rozmowy służbowe. Zakładamy, że dzwonienie to nic trudnego, podczas kiedy telefony wykonywane w celach służbowych obowiązują zupełnie inne zasady, niż w przypadku dzwonienia do rodziców czy umawiania się na randkę ze swoją partnerką.

Nie zapomnij podać swoich danych

Bez względu na to, czy dzwonisz do firmy, z którą jesteś w kontakcie od lat, czy wybierasz dany numer pierwszy raz w życiu, zawsze przedstaw się, powiedz, kogo przedstawicielem jesteś i krótko streścić, czemu dzwonisz. Nie zakładaj, że osoba po drugiej stronie wie, kim jesteś albo że oczekuje na twój telefon. Może jesteś u niej zapisanym kontaktem, ale czasami dzwoni się do sekretariatu albo druga osoba w ogóle nie patrzy na wyświetlacz. Kultura nakazuje nam przestawienie się, żeby dana osoba nie miała żadnych wątpliwości, a przedstawienie sprawy pozwala Ci od razu przejść do sedna, bez grzecznościowego wprowadzenia.

Unikaj skrótów myślowych i językowych

Używanie jakichkolwiek skrótów czy fachowego języka nie jest wskazane w przypadku rozmowy służbowej. To dlatego, że osoba po drugiej stronie może nas opatrzenie zrozumieć. Komunikat powinien być w miarę prosty, bez zbędnego podkoloryzowana albo dodawania czegoś od siebie. Jeśli mamy przekazać jakąś informację, musimy zrobić to dokładnie. Dla pewności naszą wiadomość możemy nawet powtórzyć albo zapytać, czy nasz rozmówca wszystko zrozumiał. Jeśli nie rozumie naszego slangu albo skrótów, którymi się posługujemy, nie ignorujmy tego, tylko dlatego, że czujemy się od niego bardziej wtajemniczeni.

Nie spoufalaj się z osobą po drugiej stronie

Bez względu na to, czy dzwonisz do swojego starego współpracownika, czy do zupełnie nowego dostawcy przyborów biurowych, unikaj spoufalania się. Nie zarzucaj osoby po drugiej stronie anegdotami ze swojego życia albo frustracją, jaką czujesz po przegranej twojego ulubionego zespołu. Nie dotyczy to tylko utrzymywana służbowych relacji na odpowiednim poziomie, ale także marnowania czasu naszego odbiorcy. Jeśli dzwonisz w godzinach pracy, to zapewne sam masz sporo rzeczy do roboty, nie mówiąc już o osobie po drugiej stronie, która zapewne została oderwana od ważnych czynności przez twój telefon.